Fungsi Penghitungan pada Excel

Fungsi Dasar Penghitungan

Pada Excel, setidaknya ada 5 fungsi dasar penjumlahan bilangan, yaitu SUM, COUNT, MAX, MIN & AVERAGE. Sesuai namanya, SUM berfungsi untuk menjumlahkan nilai yang ditentukan, sedangkan COUNT berfungsi untuk menghitung jumlah nilai yang ada. MAX & MIN berfungsi untuk mencari nilai tertinggi dan terendah sementara AVERAGE berfungsi mencari nilai rata-rata.

Mengacu pada tabel di atas, kita akan mencoba mengurangi satu per satu kelima fungsi dasar tersebut.

SUM

Rumus fungsi SUM adalah =SUM(number1;[number2];...) di mana parameter number adalah nilai yang akan dijumlahkan. Nilai tersebut bisa berada pada cell atau range.

Misalnya kita akan menghitung total kuantiti pada tabel di atas dan atau hanya menghitung total kuantiti dari produk DP saja.

Untuk menghitung total kuantiti yang berada pada cell C2 sampai dengan cell C14 (atau range C2:C14), maka rumusnya adalah =SUM(C2:C14) yang akan menghasilkan nilai 27.950. Adapun untuk menghitung total kuantiti dari produk DP saja yaitu yang ada di range C2:C5, range C7:C8, cell C11 dan range C13:14 maka rumusnya adalah =SUM(C2:C5;C7:C8;C11;C13:C14) yang akan menghasilkan nilai 12.350.

Catatan: Penentuan parameter data pada Excel menggunakan aturan sebagai berikut:

• Untuk memilih data pada beberapa cell yang saling berurutan, menggunakan tanda titik dua (:) , misalnya data A1:A10 berarti mencakup semua cell yang ada pada kolom A baris 1 s.d 10 (terdiri dari 10 cell). Contoh lain data B2:D5 berarti mencakup semua cell yang ada pada kolom A s.d D masing-masing pada baris 2 s.d 5 (terdiri dari 12 cell). Himpunan cell yang saling berurutan inilah yang disebut dengan range
• Untuk memilih data pada beberapa cell atau range yang acak, menggunakan tanda koma atau titik koma (;), misalnya data A1:A3;A5:A6;B4;C1:C6
• Untuk memilih irisan data pada range yang saling beririsan, menggunakan tanda spasi. Misalnya data A1:B3 B2:C4 maka akan menghasilkan data B2:B3

COUNT

Rumus fungsi COUNT adalah =COUNT(value1;[value2];...) di mana value adalah nilai yang akan dihitung.

Untuk menghitung berapa kali penjualan terjadi pada tabel di atas maka rumusnya adalah =COUNT(A2:A14).

MAX, MIN & AVERAGE

Rumus fungsi MAX, MIN & AVERAGE berturut-turut adalah =MAX(number1;[number2];...), =MIN(number1;[number2];...) dan =AVERAGE(number1;[number2];...).

Untuk menentukan nilai kuantiti penjualan tertinggi & terendah pada tabel di atas maka rumusnya adalah =MAX(C2:C14) & =MIN(C2:C14). Sedangkan untuk mengetahui nilai rata-rata kuantiti penjualan produk DP maka rumusnya adalah =AVERAGE(C2:C5;C7:C8;C11;C13:C14).

Penghitungan dengan Menggunakan Kriteria

Saat berhadapan dengan data yang jumlahnya sangat banyak, tentu kita akan sangat kesulitan menghitung sebagian datanya saja seperti menjumlahkan nilai, menghitung jumlah atau mencari nilai rata-rata penjualan produk tertentu dengan urutan data yang acak seperti pada contoh di atas. Kita mesti harus sangat awas atau alih-alih ada data yang terlewat. Untunglah Excel menyediakan fungsi tambahan untuk SUM, COUNT & AVERAGE agar kita bisa memasukkan kriteria penghitungan dan tanpa repot-repot lagi harus memilah-milah datanya secara manual, yaitu fungsi IF dan atau IFS. Tambahan IF digunakan jika kita hanya akan memasukkan satu kriteria sedangkan IFS digunakan jika kriteria yang akan kita masukkan lebih dari satu. Untuk melakukan penghitungan dengan menggunakan kriteria, cukup dengan menggabungkan IF dan atau IFS dengan fungsi yang akan kita gunakan, menjadi SUMIF atau SUMIFS, COUNTIF atau COUNTIFS dan AVERAGEIF atau AVERAGEIFS.

SUMIF, COUNTIF & AVERAGEIF

Rumus fungsi SUMIF, COUNTIF & AVERAGEIF berturut-turut adalah =SUMIF(range;criteria;[sum_range]), =COUNTIF(range;criteria) dan =AVERAGEIF(range;criteria;[average_range]). Parameter range adalah range di mana criteria berada sementara criteria adalah nilai kriteria penghitungan. Sementara parameter sum_range pada SUMIF atau average_range pada AVERAGEIF adalah range di mana data yang akan dihitung atau dicari nilai rata-ratanya berada, namun jika data berada pada range yang sama dengan kriteria maka parameter sum_range dan atau average_range tidaklah perlu diisi lagi.

Misalnya untuk menghitung total kuantiti penjualan, jumlah penjualan & rata-rata kuantiti penjualan dari kanvaser Andi maka rumusnya adalah =SUMIF(A2:A14;"Andi";C2:C14), =COUNTIF(A2:A14;"Andi") dan =AVERAGEIF(A2:A14;"Andi";C2:C14). A2:A14 adalah range di mana kriteria berada (yaitu nama kanvaser), Andi adalah kriteria nama kanvasernya dan C2:C14 adalah range data kuantiti yang akan dihitung atau dicari nilai rata-ratanya. Kriteria juga dapat merujuk pada cell yang berisi nilai kriteria, seperti pada gambar di bawah ini (cell E2 berisi kriteria yang akan digunakan yaitu nama kanvaser Andi).

SUMIFS, COUNTIFS & AVERAGEIFS

Rumus fungsi SUMIFS, COUNTIFS & AVERAGEIFS berturut-turut adalah =SUMIFS(sum_range;criteria_range1;criteria1;[criteria_range2;criteria2];...), =COUNTIFS(criteria_range1;criteria1;[criteria_range2;criteria2];...) dan =AVERAGEIFS(average_range;criteria_range1;criteria1;[criteria_range2;criteria2];...). Berbeda dengan jika hanya menggunakan satu kriteria di mana range data diletakkan sebagai parameter terakhir, maka pada penghitungan dengan multi kriteria, range data dalam hal ini sum_range pada SUMIFS dan average_range pada AVERAGEIFS diletakkan pada bagian depan disusul range dan nilai kriteria yang diperlukan.

Misalnya untuk menghitung total kuantiti penjualan, jumlah penjualan & rata-rata kuantiti penjualan dari kanvaser Andi untuk produk DP maka rumusnya adalah =SUMIFS(C2:C14;A2:A14;"Andi";B2:B14;"DP"), =COUNTIFS(A2:A14;"Andi";B2:B14;"DP") dan =AVERAGEIFS(C2:C14;A2:A14;"Andi";B2:B14;"DP"). C2:C14 adalah range data kuantiti yang akan dihitung atau dicari nilai rata-ratanya. A2:A14 adalah range  kriteria 1 (nama kanvaser) dengan kriterianya Andi dan B2:B14 adalah range kriteria 2 (nama produk) dengan kriterianya adalah DP.

Catatan: Berbeda dengan SUMIF & AVERAGEIF, maka pada SUMIFS & AVERAGEIFS, meski antara data dan kriteria berada pada range yang sama, tetap keduanya harus disebutkan

Sekarang, masih mengacu pada tabel yang sama di atas, kita akan mencoba menghitung kembali total kuantiti penjualan kanvaser Andi namun kali ini untuk dua produk, yaitu DU5 & DU10 dengan menggunakan fungsi SUMIFS. Kita coba dengan menggunakan rumus =SUMIFS(C2:C14;A2:A14;"Andi";B2:B14;"DU5";B2:B14;"DU10").

Ups! Hasilnya 0. Nah, lho? Apakah ada yang salah? 

Tentang Kriteria Penghitungan

Ada beberapa hal yang perlu diketahui tentang penggunaan kriteria penghitungan pada Excel:

• kriteria dapat berupa data teks, numerik ataupun logis
• kecuali berupa data numerik, kriteria ditulis menggunakan tanda petik (")
• kriteria dapat juga berupa cell referensi yang memuat nilai kriteria
• kriteria dapat juga berupa fungsi
• jika kriteria terdiri dari campuran data dan atau fungsi atau cell, gunakan tanda & untuk menggabungkannya, misalnya "<>"&A3 atau "<"&TODAY() 
• logika yang diterapkan untuk penggunaan kriteria yang lebih dari satu (pada SUMIFS, COUNTIFS dan AVERAGEIFS) adalah AND (dan) bukan OR (atau), yang berarti data yang dihasilkan adalah data yang memenuhi semua kriteria 
• untuk penghitungan data yang mengandung unsur data tertentu maka kita bisa menambahkan tanda bintang (*) pada kriteria, misalnya "*di" untuk kriteria nama kanvaser maka akan menghasilkan nilai dari Andi dan juga Budi, atau "DU*" untuk kriteria produk maka akan menghasilkan nilai dari DU1, DU5 dan DU10
• kriteria dapat juga berupa array atau larik data teks, misalnya {"Andi";"Iwan"} atau {200;2500}, namun kriteria larik tidak dapat berisi cell atau range referensi atau fungsi, misalnya {A3;A5}
• penggunaan kriteria berupa larik akan menghasilkan data berupa larik pula maka harus dijumlahkan kembali dengan fungsi SUM untuk fungsi SUMIFS dan COUNTIFS atau dihitung rata-ratanya kembali dengan fungsi AVERAGE untuk fungsi AVERAGEIFS, sebab jika tidak maka data yang akan ditampilkan hanyalah data pada larik pertama

Dari penjelasan di atas maka bisa dipahami sekarang kenapa rumus =SUMIFS(C2:C14;A2:A14;"Andi";B2:B14;"DU5";B2:B14;"DU10") menghasilkan 0. Karena dari rumus tersebut Excel akan mencari data kuantiti dengan kriteria kanvaser yang bernama Andi DAN produk dengan nama DU5 DAN produk dengan nama DU10, bukan produk dengan nama DU5 ATAU produk dengan nama DU10.

Agar penghitungan kita dapat menghasilkan nilai yang semestinya, kita dapat mengubah rumusnya menjadi =SUMIFS(C2:C14;A2:A14;"Andi";B2:B14;"DU5")+SUMIFS(C2:C14;A2:A14;"Andi";B2:B14;"DU10")

atau =SUM(SUMIFS(C2:C14;A2:A14;"Andi";B2:B14;"DU5");SUMIFS(C2:C14;A2:A14;"Andi";B2:B14;"DU10"))   

Seperti penjelasan di atas, maka kita pun dapat menggunakan kriteria berupa larik untuk produk, yaitu =SUM(SUMIFS(C2:C14;A2:A14;E2;B2:B14;{"DU5";"DU10"}))

Sebenarnya kita masih dapat menjumlahkan dengan multi kriteria berupa cell atau range referensi namun dengan menggunakan fungsi yang  berbeda yaitu SUMPRODUCT menjadi misalnya =SUMPRODUCT(--(A2:A14=E2);--(ISNUMBER(MATCH(B2:B14;H1:I1;0)));C2:C14). Namun, kita akan membahasnya pada tulisan berikutnya :)

Mengenal Tipe Data pada Excel

Pada umumnya, kita mengenal hanya ada tiga tipe data, yaitu huruf atau abjad, angka atau bilangan dan simbol atau tanda. Huruf meliputi A, B, C, ..., Z. Angka meliputi 0, 1, 2, ..., 9. Simbol seperti + untuk penjumlahan, $ untuk mata uang Dollar Amerika, # untuk tagar, dan sebagainya.  Ada pula yang membedakannya hanya menjadi 2 tipe atau konteks, yaitu teks dan bilangan. Bilangan dapat dihitung secara matematis sementara teks tidak (setidaknya tidak dengan cara yang sama seperti menghitung bilangan yang sesungguhnya).

Berbeda dengan kita, komputer sendiri tidaklah mengenal konteks. Komputer hanya mengenal 1 dan 0, atau on dan off pada mesin. Menjembatani kesenjangan persepsi antara kita, manusia, dengan komputer dan atau mesin, maka dibuatlah program untuk menerjemahkan inputan kita sehingga dapat dipahami dan dieksekusi oleh komputer ataupun mesin sekaligus memberikan output yang bisa kita pahami pula. Salah satu program yang cukup familiar kita gunakan sehari-hari adalah Excel.

Berkenaan dengan data, maka pada Excel secara garis besar data dibagi menjadi 4 tipe yaitu Logis, Numerik, Teks dan Error.

Tipe Data Logis

Tipe data logis digunakan terutama untuk melakukan pengujian baik terhadap data ataupun fungsi. Misalnya untuk menguji apakah data pada cell A1 sama dengan data pada cell B1 ataukah tidak. Atau menguji apakah jumlah data pada cell A1:A10 lebih besar dari data pada cell B1 ataukah tidak. Data tipe logis hanya ada 2 yaitu TRUE dan FALSE. TRUE untuk menyatakan benar jika kondisi yang diinginkan terpenuhi dan FALSE jika tidak terpenuhi.

Tipe Data Numerik

Tipe data numerik pada Excel meliputi semua macam bilangan baik bilangan bulat seperti 1.000 dan -2, bilangan desimal dan pecahan seperti 0,5 dan 3/5, bilangan eksponen seperti 1.23E+06 dan juga bilangan-bilangan lainnya seperti $10 dan 15% termasuk 15/12/2019 dan 5:45 PM. Ya, tanggal dan waktu pada Excel termasuk juga bilangan. Bilangan yang dapat ditampung oleh Excel mulai dari 2,2250 X 10^-308 hingga 1,79768 X 10³⁰⁸.

Pada tabel yang pertama di atas, pada baris 1 merupakan tampilan sesuai format yang ditentukan dari bilangan seperti yang ada di bawahnya pada baris 2. Sedangkan pada tabel yang kedua, semua bilangan bernilai 0,75. Bilangan pada kolom D menghasilkan waktu jam 6 petang atau pukul 18. Dengan asumsi satu hari penuh atau 100 %-nya adalah 24 jam, maka nilai 0,75 atau setara dengan 75% maka menghasilkan waktu tersebut.

Excel akan menggunakan nilai bilangan pada setiap operasinya. Dengan demikian, tidak akan menjadi masalah jika kita menjumlahkan tanggal dengan bilangan desimal atau membagi bilangan eksponen dengan pecahan.

Satu hal yang perlu diperhatikan adalah, meski Excel dapat menampung data numerik yang sangat besar namun Excel hanya akan menangani maksimal 15 digit pertama. Jika ada data numerik dengan jumlah lebih dari 15 digit, maka sisa digit akan diabaikan (dikonversi menjadi 0). Misalnya bilangan 123456789123456789 yang terdiri dari 18 digit, maka ketika diletakkan di Excel akan menjadi 123456789123456000. Hal ini tentu akan mengganggu seperti misalnya untuk menampung data barcode bilangan yang lebih dari 15 digit. Menghindari ketidakvalidan data yang mungkin timbul, kita bisa menampilkannya dengan dengan mengubah tipe data menjadi teks.

Tipe Data Teks

Tipe data teks pada Excel adalah meliputi semua data selain data logis, numerik dan error. Namun demikian, seperti disebutkan di atas, data yang semula bertipe numerik pun dapat dijadikan teks, misalnya agar semua data dapat terbaca atau ditampilkan seperti angka 0 yang berada di depan. Jika data 000123 tetap sebagai data numerik, maka yang akan ditampilkan hanyalah 123. Namun jika diubah menjadi teks maka tetap akan ditampilkan secara utuh: 000123.

Tipe Data Error

Tipe data error pada Excel disediakan untuk mendefinisikan hasil operasi yang buntu (tidak dapat tertangani). Misalnya ketika kita melakukan operasi pembagian 2/0, ini akan menghasilkan #DIV/0!. Atau saat kita mengambil data dari tabel atau sheet lainnya namun ternyata data tersebut tidak ditemukan maka akan menghasilkan #N/A.

Berikut adalah daftar lengkapnya:

Error	Penyebab	Kasus Umum
#DIV/0	Membagi bilangan dengan 0	Tanpa sengaja membagi bilangan dengan 0. Pada Excel, cell kosong akan dianggap 0 pada operasi perhitungan
#N/A	Data tidak ditemukan	Kita mengambil suatu nilai dari sumber data lain namun data tersebut tidak ditemukan
#NAME?	Nama tidak dikenali	Nama merujuk pada nama fungsi atau dataset yang digunakan. Kita keliru menggunakan nama
#NULL!	Kekeliruan referensi range	Dalam operasi terhadap sebuah atau beberapa range, berlaku hal berikut: - tanda titik dua (:) berfungsi untuk menggabungkan beberapa cell yang saling berkait menjadi sebuah range, misalnya A1:C5 - tanda koma atau titik koma berfungsi untuk menggabungkan cell atau range yang saling lepas, misalnya A1;C1;E1 atau A1:A2;C1:C2 - tanda spasi berfungsi untuk mengambil irisan dari beberapa range misalnya A1:C2 C2:C4 Jika kita keliru menggunakan tanda tersebut, misalnya harusnya koma atau titik koma tapi kita menggunakan spasi, atau kita melakukan irisan pada dua range yang saling lepas, maka akan timbul error ini
#NUM!	Rumus atau fungsi berisi nilai numerik yang tidak valid	Kita memasukkan nilai numerik menggunakan tipe data atau format angka yang tidak didukung di bagian argumen rumus. Misalnya, kita tidak bisa memasukkan nilai seperti $1,000 dalam format mata uang, karena tanda dolar digunakan sebagai indikator referensi absolut dan koma sebagai pemisah argumen dalam rumus
#REF!	Referensi cell invalid	Misalnya cell atau sheet yang dijadikan referensi perhitungan tanpa sengaja terhapus, atau jika referensinya menggunakan data pada file Excel yang berbeda, file itu tidak lagi ditemukan
#VALUE!	Parameter data invalid	Misalnya saat kita hendak menjumlahkan antara 2 cell namun salah satunya berupa teks

Sumber: Microsoft Excel Basics Part II: Data Types in Excel (John Atten, 2013)